Cerfa 13984 : déclarer son activité à la DDPP, pas à pas.

Du beurre dans une pâte, des œufs dans une crème, du miel dans un granola : dès que vous fabriquez ou vendez des denrées qui contiennent un ingrédient d’origine animale, vous devez déclarer votre établissement à la direction départementale de la protection des populations (DDPP). Cette déclaration porte un nom administratif : le cerfa n° 13984, aujourd’hui dans sa version 06.

Ce n’est ni une autorisation, ni une demande dont on attend la réponse : c’est une information obligatoire, donnée avant de commencer, qui dit aux services sanitaires où et comment vous produisez. La démarche est gratuite et se fait en ligne. Ce qui bloque, en général, ce sont quelques rubriques dont l’intitulé ne parle pas tout de suite.

Qui doit remplir le cerfa 13984 ? Tous ceux qui utilisent un produit animal.

Tout exploitant d’un établissement qui produit, manipule ou entrepose des denrées d’origine animale, ou des denrées qui contiennent des ingrédients d’origine animale, destinées à la consommation humaine. L’obligation vaut même quand l’activité est gratuite, celle d’une association caritative par exemple.

• Concernés : un pâtissier (beurre, crème, œufs), un chocolatier (lait, beurre), un glacier, un traiteur, un fabricant de pâtes fraîches aux œufs, une marque de biscuits ou de granola au miel, un chef à domicile.
• Pas concernés : la production primaire (élevage, production d’œufs jusqu’à leur conditionnement…), la cuisine faite pour sa famille et ses proches, et les établissements titulaires d’un agrément sanitaire : leur demande d’agrément tient lieu de déclaration.

Déclaration, dérogation ou agrément : la bonne démarche selon vos clients.

Le cerfa 13984 suffit quand vous vendez au consommateur final : un particulier, une entreprise ou une association qui consomme le produit. C’est la remise directe. Dès que vos produits passent par un autre commerce qui les revend, les sert ou les transforme, il faut davantage.

• Vente au consommateur final : la déclaration seule (cerfa n° 13984).
• Vente à des restaurants, cafés ou épiceries, en petites quantités et à moins de 80 km : la déclaration, plus une déclaration de dérogation à l’agrément (cerfa n° 13982).
• Au-delà, ou par un grossiste : l’agrément sanitaire (cerfa n° 13983), qui remplace la déclaration.

Les seuils, les produits exclus et la demande d’agrément sont détaillés dans notre guide Agrément sanitaire ou dérogation : vendre à des restaurants.

Avant de commencer : ce qu’il vous faut.

• Un numéro SIRET : la déclaration en ligne le demande et remplit l’adresse de l’entreprise à partir de lui. Sans SIRET, il faut passer par le formulaire papier.
• L’adresse où vous produisez vraiment : si elle diffère de celle de votre siège, par exemple votre domicile : c’est elle que la DDPP doit connaître.
• Votre effectif au contact des denrées : le nombre maximum et le nombre moyen de personnes qui travaillent directement avec les aliments.
• Vos activités et vos volumes : ce que vous fabriquez, comment vous vendez et, pour un métier de bouche, une estimation de vos volumes annuels, en tonnes, par type de produit.
• Dans un laboratoire partagé : le numéro SIRET du laboratoire, que l’exploitant du lieu vous communique.

Où envoyer le cerfa 13984 : en ligne, gratuitement.

La déclaration se fait sur le portail des démarches du ministère de l’Agriculture : le formulaire 13984 en ligne. C’est la voie normale. Si vous ne pouvez pas déclarer en ligne, le formulaire papier (cerfa n° 13984*06) se télécharge sur service-public.fr et s’envoie à la DDPP du département où se trouve l’établissement. Dans les deux cas, c’est gratuit.

Le bon moment : avant le début de l’activité. Pas après la première commande, ni après le premier contrôle.

Comment remplir le cerfa 13984, rubrique par rubrique.

Le formulaire s’ouvre sur une case à cocher : première demande, ou actualisation si vous modifiez une déclaration existante. Viennent ensuite quatre rubriques communes à tous, puis des sections par type d’activité : ne remplissez que celles qui vous concernent.

• A. Identification de l’établissement : le SIRET, l’enseigne si elle diffère de la raison sociale, l’adresse de l’établissement (celle du SIRET) et, dans un champ à part, l’adresse de réalisation des activités déclarées : celle où vous produisez. C’est la confusion la plus fréquente.
• B. Personne à contacter : nom, téléphone, adresse e-mail et fonction (responsable juridique, responsable de site, salarié…).
• C. Effectif de production : le nombre maximum et le nombre moyen de personnes qui travaillent directement au contact des denrées.
• D. Locaux : à usage professionnel, à usage mixte (privé et professionnel, comme une cuisine aménagée dans un logement), ou utilisation d’un atelier collectif tiers, avec le SIRET de l’atelier.

Pour les sections d’activité, la notice du formulaire donne des exemples : un traiteur traditionnel coche « métier de bouche » comme type d’activité et « plats cuisinés » comme type de denrée. Sur le même principe, un pâtissier coche « pain / pâtisseries », un chocolatier « chocolats », un glacier « glaces ». La restauration, commerciale ou collective, a sa propre section, qui couvre aussi la cuisine à domicile, la vente de repas à distance et le food truck.

Le formulaire demande ensuite comment vous fonctionnez : fabrication sur place, vente sur place, vente à distance ou en ligne, étals de marché. Pour un métier de bouche, il demande enfin vos volumes annuels de production, en tonnes, par catégorie.

En signant, vous vous engagez à mettre en place un plan de maîtrise sanitaire et à actualiser la déclaration à chaque changement d’adresse ou d’activité. Le plan de maîtrise sanitaire n’est pas à joindre, mais il doit exister : notre guide HACCP et plan de maîtrise sanitaire : par où commencer en donne les grandes lignes.

Dans un laboratoire partagé : la case « atelier collectif tiers ».

C’est la question que se posent ceux qui produisent ailleurs que chez eux, et le formulaire a prévu le cas. Un atelier collectif est un établissement dont tout ou partie des locaux sert à plusieurs exploitants. Dans la rubrique D, cochez « Utilisation d’un atelier collectif tiers non rattaché à l’établissement demandeur » et indiquez le SIRET du laboratoire. En rubrique A, l’adresse de réalisation des activités est celle du laboratoire.

Si vous aviez déjà un récépissé pour une autre cuisine, faites une actualisation pour y ajouter l’adresse du laboratoire : la déclaration suit le lieu de production, pas seulement l’entreprise. Et si la DDPP vous demande un justificatif d’occupation des lieux, l’exploitant du laboratoire peut vous remettre une attestation de mise à disposition.

Ce que partager un laboratoire change, et ne change pas, pour votre responsabilité sanitaire : nous l’expliquons dans Cuisine partagée : ce que partager un laboratoire veut dire.

Après l’envoi : le récépissé.

La DDPP vous adresse un récépissé de déclaration, par courrier ou par voie électronique. Gardez-le : il peut vous être demandé lors d’un contrôle, et un client professionnel peut aussi vous le demander. Il n’y a pas de visite à attendre avant de commencer : un agent peut vous contacter pour préciser un point, et un contrôle peut venir plus tard, comme pour tout établissement.

Actualiser sa déclaration : à chaque changement.

À chaque changement d’exploitant, d’adresse ou de nature d’activité, et quand vous ajoutez une activité nouvelle : vente sur les marchés, plats cuisinés en plus des pâtisseries, nouveau lieu de production. L’actualisation se fait avec le même formulaire, case « actualisation ».

Une activité 100 % végétale ? Pas de cerfa 13984.

Le cerfa 13984 vise les denrées d’origine animale. Une production entièrement végétale, sans beurre, sans œufs, sans lait ni miel, n’a pas ce formulaire à remplir. Elle reste soumise au paquet hygiène, qui prévoit l’enregistrement de tout établissement du secteur alimentaire (règlement (CE) n° 852/2004, article 6) : demandez à votre DDPP comment il s’applique à votre cas.

Les erreurs qui reviennent.

• Déclarer son domicile comme lieu de production : l’adresse du siège et l’adresse de réalisation des activités sont deux champs différents.
• Oublier d’actualiser en changeant de cuisine : un nouveau lieu, c’est une nouvelle adresse de réalisation.
• Se croire hors champ faute de viande : le beurre, les œufs et le miel suffisent.
• Livrer un restaurant avec la seule déclaration : la vente à un autre commerce demande une dérogation ou un agrément.
• Repousser le plan de maîtrise sanitaire : la signature du formulaire vous engage à le mettre en place. Pour les nettoyages et les températures, nos outils gratuits font le gros du travail : le plan de nettoyage et les fiches de relevé de température.